digitalizacion de la informacion

Digitalización de la información, llevando datos del mundo físico al digital

La digitalización de la información hace referencia al proceso de transformar un documento o serie de ellos en soporte físico a un soporte digital. De esta forma, se puede almacenar la información en formato digital, permitiendo la consulta, compartición y manipulación de los documentos. La idea básica es acelerar los procesos de consulta a documentos o información almacenada físicamente.

Las empresas y otro tipo de organizaciones generan una gran cantidad de información, que normalmente es almacenada en papel. El almacenamiento de estos datos normalmente es obligatorio incluso durante la existencia de toda la organización. Como resultado de esto, las empresas deben habilitar grandes espacios para almacenar dicha información impresa, con el fin de garantizar su disponibilidad y cuidado. Ello requiere crear grandes espacios, mantener una política y presupuesto para mantenimiento, así como disponer de personal para manejar dicha área en caso de consultas a la información allí almacenada. Todos estos procesos pueden ser tediosos y no garantizan al 100% que la información permanezca segura.

Para evitar estos riesgos y mejorar esta situación, existe la digitalización de la información. El objetivo es llevar al mundo digital la información para ofrecer un mejor resguardo y acceso a la misma. Todo esto a la vez que se reducen los gastos y se mejora la eficiencia de la empresa u organización.

¿Qué se necesita para realizar una digitalización de información?

En primer lugar, hay que comprender que un proceso de digitalización de información no es un proceso que se deba tomar a la ligera. Se ha de reconocer la realidad específica de cada empresa con el fin de cubrir sus necesidades. Por ejemplo, no es lo mismo digitalizar documentos y cartas en un departamento de redacción, a digitalizar facturas y libros contables de un departamento de administración y contabilidad.

Teniendo en cuenta este primer punto, se ha de actuar en consecuencia para mantener las propiedades de cada documento siguiendo los lineamientos y leyes vigentes. En España por ejemplo, se sigue la Orden EHA/962/2007, cuyo artículo 7 está especialmente dirigido a regular los servicios de digitalización de información administrativa y contable.

También se debe tomar en cuenta los recursos con los que cuenta la empresa. Si la empresa carece de un sistema de gestión documental, este debe ser instalado, entrenar al personal y al mismo tiempo garantizar recursos y sistemas de respaldo de la información digitalizada. Todo ello garantizará que:

  1. La información siempre esté en buen resguardo, evitando pérdidas por mala manipulación o por daños físicos o de software de los equipos informáticos.
  2. El acceso a la información solo será posible por personas autorizadas para tal fin. Este acceso será granular y específico, evitando que los usuarios puedan acceder a información no relevante para su trabajo.
  3. Que la información pueda ser accedida y compartida de forma inmediata para dar respuesta a los casos que ameriten acceso a la misma.

Finalizado esto, se puede iniciar como tal el proceso de digitalización de información, que puede comprender en escaneo fijo de la información, e incluso aplicar procesos especializados de digitalización, como el OCR (reconocimiento de caracteres).

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Ventajas del proceso de digitalización

  1. Brinda agilidad y seguridad de acceso a los documentos.
  2. Permite acceso controlado y seguro a los recursos.
  3. Ayuda a preservar los documentos físicos originales.
  4. Permite la compartición y duplicación de la información fiel a la original de forma rápida y sencilla.
  5. Ayuda a reducir los gastos en el mantenimiento de infraestructura de almacenaje de información física.
  6. Disminución de los recursos humanos para la organización y manejo de documentos físicos.
  7. Reducción del espacio físico destinado al archivo de documentos, por un equipo de almacenamiento que cubra con la capacidad necesaria para el resguardo de toda la información.
  8. Fomentar el no desperdicio de papel que se vuelve obsoleto conforme pasan los años.

Reproexprés – Servicio de digitalización de información

Reproexprés, te ofrece servicio de digitalización de información acorde a lo expuesto en la orden Orden EHA/962/2007. Nuestro servicio de digitalización de documentos te ayudará a conservar la valiosa información de tu empresa o negocio, al tiempo que reduces costos y mantienes acceso continuo y seguro a la información. Acércate a nosotros y pregunta, te ayudaremos a dar respuesta a tus inquietudes y necesidades.